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Einleitung
Diese Datenschutzerklärung der Hurter Consulting GmbH beschreibt den gesamten Umgang mit fremden Daten, einschliesslich aller und besonders schützenswerter Personendaten.
Zweck dieses Dokumentes ist die Sicherstellung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und die Information der Kunden.
Die Hurter Consulting GmbH, nachfolgend HURCO genannt, ist in erster Linie ein Dienstleistungsunternehmen, das spezialisierte Beratung und Unterstützung für Unternehmen auf individueller Auftragsbasis anbietet.
Das Unternehmen ist bewusst klein gehalten und arbeitet für den langfristigen Nutzen direkt mit den Mitarbeitenden der Kunden. Dadurch ist der Datenschutz und der Zugang zu den Daten nicht komplex.
Datenschutz
Datenschutzbeauftragter & Verantwortung
Verantwortlich für den Datenschutz ist der Inhaber von Hurter Consulting GmbH:
Herr Cornel Hurter, Ferrenmatt 28, CH-6283 Baldegg, c.hurter@hurco.ch, +41 41 448 00 75.
Unsere Grundsätze hinsichtlich Datenschutz
Seit jeher behandeln wir alle Dienstleistungen, Aufträge und die damit verbundenen Daten grundsätzlich streng vertraulich, es sei denn, mit dem Kunden wurde konkret etwas anderes vereinbart. Wir handeln auch seit jeher so, dass wir nur solche Kundendaten auswerten, verwenden und gegebenenfalls speichern, die für den jeweiligen Auftrag oder die Kundenbetreuung erforderlich sind. Dazu gehören alle personenbezogenen Daten.
Der Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten des Kunden ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit der folgenden Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen resp. unsere Online-Dienste nutzen, oder ganz allgemein, wenn wir für Sie Dienstleistungen erbringen.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten sorgfältig und nur zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und nur im dafür erforderlichen Umfang und im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur soweit und solange dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. In enger Zusammenarbeit mit unseren Hosting-Providern treffen wir Vorkehrungen, um die Datenbanken vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder Fälschung zu schützen.
Diese Datenschutzerklärung ist insbesondere auch auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Obwohl die DSGVO eine Regulierung der Europäischen Union ist und wir hauptsächlich in der Schweiz unsere Dienstleistungen anbieten, ist sie für uns von Bedeutung. Das Schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) ist vom EU-Recht stark beeinflusst, und Unternehmen ausserhalb der Europäischen Union bzw. des EWR haben die DSGVO unter bestimmten Umständen einzuhalten.
Erhebung von Daten
Die Daten werden ab der Angebotserstellung, spätestens ab Beginn der Dienstleistung erhoben. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass wir nur Aussagen über die Bereiche machen, für die wir auch beauftragt wurden.
Die Daten werden wie folgt erhoben:
- Öffentlich zugängliche Quellen (Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet)
- E‑Mail-Verkehr: In der Regel unverschlüsselt, Verschlüsselung nur auf Kundenwunsch. Der der gesamte E‑Mail-Verkehr wird archiviert. Zugriff hat nur der Datenschutzbeauftragte.
- Homepage: Anfragen über Kontaktformulare auf der Homepage werden per E‑Mail unverschlüsselt an uns übermittelt.
- Telefon-/Online-Konferenzen und ‑Meetings sowie Webinare: Wir verwenden verschiedene Tools, in erster Linie Microsoft Teams, TeamViewer, aber auch andere.
- Direktzugriff auf Daten des Kunden oder Zurverfügungstellung elektronisch
- Physisch: Allfällig physisch zur Verfügung gestellte Daten werden digitalisiert, die physischen Unterlagen werden kurz nach der Digitalisierung an den Kunden zurückgegeben oder nach Absprache (inkl. Art und Sicherung) auch vernichtet.
Zweck und Verwendung der Daten
Alle Daten werden nur intern und nur im Zusammenhang mit dem jeweiligen Kunden und seinen Aufträgen verwendet. Der Zugang zu Daten und Informationen wird sehr restriktiv gehandhabt und durch den Datenschutzbeauftragten vergeben.
Da grundsätzlich die meisten Aufträge bewusst direkt mit den Mitarbeitenden der Kunden abgewickelt werden, ist unser Personalbestand minimal.
Sonstige Verwendung der Daten:
- Abwicklung der Dienstleistungen;
- Abrechnung unserer Leistungen;
- Analyse unserer Leistungen als Grundlage für die Entwicklung neuer Dienstleistungen;
- Kommunikation mit unseren Kunden;
- Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;
- Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten und behördlichen Verfahren;
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
- Sicherstellung unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites und sonstiger Plattformen;
- Massnahmen zur IT‑, Gebäude- und Anlagensicherheit und Schutz unserer Mitarbeitenden und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zugangskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);
- Durchführung von «Online-Meetings».
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei der Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder anderen Anträgen über Online-Formulare auf unserer Website), bearbeiten wir die Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere gesetzliche Grundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
Speicherung von Daten
Bei HURCO werden die Daten ab 2020 nur noch digital gespeichert. Speicherorte:
- Lokal: Zentral auf Servern und Geräten.
- Plattformen und Dokument-Management-Systemen: Hier erfolgt die Speicherung auf professionellen Systemen mit eigenen Datenschutzrichtlinien.
Dauer der Aufbewahrung
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder der sonst mit der Verarbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. z.B. für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung über die Abwicklung bis zur Beendigung eines Auftrages) und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei können personenbezogene Daten für die Dauer der Geltendmachung von Ansprüchen gegen unser Unternehmen aufbewahrt werden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. zu Beweis- und Dokumentationszwecken).
Je nach Zweck werden die Daten auch elektronisch archiviert.
Zugriff auf die archivierten Daten haben nur der Datenschutzbeauftragte und allfällige Systemadministratoren der dafür verwendeten Plattformen. Gleiches gilt für Zugriffe und Berechtigungen auf Datensicherungen.
Kommunikation
Bei der Zusammenarbeit mit Kunden kommunizieren wir nur mit den uns genannten Ansprechpartnern. Die Kunden müssen intern selbst sicherstellen, dass der Datenschutz ihren Anforderungen entspricht. Wir kommunizieren überwiegend per E‑Mail oder direkt über uns zugeordnete oder vereinbarte Plattformen. Die Übertragung erfolgt nur auf Wunsch verschlüsselt.
Zugriff / Berechtigung
Die Zugriffsrechte auf die bei HURCO gespeicherten Daten und Dokumente sind sehr restriktiv.
Periodische Überprüfung
Mindestens einmal jährlich findet eine periodische Überprüfung der Speicherorte statt, um eventuell zu vernichtende oder zu archivierende Daten und Dokumente zu lokalisieren und zu archivieren oder zu vernichten. Personenbezogene Daten (Kontaktdaten) werden in der Regel auch zwischenzeitlich laufend bereinigt, wobei die Rückverfolgbarkeit gewahrt bleiben muss.
Übermittlung von Daten an Dritte
Eine Weitergabe, Verkauf oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (z.B. zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Eingabeformulare auf der Website). Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir dazu gesetzlich oder durch eine vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung dazu verpflichtet sind.
Die Empfänger dieser Daten befinden sich zum Teil im Inland, können aber auch irgendwo in der Welt sein. Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir für ein angemessenes Schutzniveau, indem wir entsprechende Verträge abschließen oder uns auf die gesetzlichen Ausnahmetatbestände der Einwilligung, der Vertragserfüllung, der Geltendmachung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, des überwiegenden öffentlichen Interesses, der Veröffentlichung personenbezogener Daten oder weil es zum Schutz der Integrität der betroffenen Personen erforderlich ist, stützen.
Die für «Online-Meetings» genutzten Dienste können von Anbietern aus den USA erbracht werden; eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist vertraglich sichergestellt. Auch bei lokaler Bereitstellung («on premise») werden Benutzer- und Sitzungsmetadaten sowie Cloud-Aufzeichnungen in der Public Cloud verwaltet.
Sie können jederzeit bei der unter Ziffer 2 genannten Stelle Auskunft über die genannten vertraglichen Garantien verlangen. Wir behalten uns jedoch vor, Kopien aus Datenschutz- oder Geheimhaltungsgründen zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.
Jedermann kann von Gesetzes wegen Einsicht in die von uns geführten Register nehmen und somit Empfänger der darin bearbeiteten Personendaten werden.
Unterakkordanten & Zusammenarbeit
Wir arbeiten nur in Absprache mit den Kunden direkt mit weiteren Stellen zusammen. Bei Zusammenarbeit und Einsatz von Unterakkordanten gehen wir aber erstrangig davon aus, dass dort der Datenschutz gesetzeskonform ist. Wir orientieren auch über allfällig vertrauliche Daten und den Umgang damit.
Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen, wie z.B. Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und ‑beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.
Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (in der Regel sind Sie nicht gesetzlich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen (oder der von Ihnen vertretenen Stelle oder Person) einen Vertrag zu schließen, diesen zu erfüllen oder unsere gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen.
Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des für Sie geltenden Datenschutzrechts und soweit dort vorgesehen (z. B. in der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenverarbeitung und, sofern dies nicht möglich ist, das Recht auf Widerspruch gegen unsere Datenverarbeitung sowie das Recht, bestimmte personenbezogene Daten zum Zwecke der Übermittlung an eine andere Stelle zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir uns vorbehalten, unsererseits gesetzliche Einschränkungen geltend zu machen. Zum Beispiel, wenn wir zur Aufbewahrung oder Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtet sind, ein überwiegendes Interesse daran haben (soweit wir uns darauf berufen können) oder die Daten zur Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Sollten damit Kosten für Sie verbunden sein, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir Sie bereits unter Ziffer 4 informiert. Bitte beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte mit vertraglichen Vereinbarungen kollidieren und Folgen wie eine vorzeitige Vertragsbeendigung oder Kostenfolgen haben kann. In diesem Fall werden wir Sie vorab informieren, soweit dies nicht bereits vertraglich oder gesetzlich geregelt ist.
Die Ausübung dieser Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie sich eindeutig ausweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wenn Ihre Identität sonst nicht klar ist oder nicht überprüft werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich unter der in Absatz 3.1 genannten Adresse an uns wenden.
Jede betroffene Person hat zudem das Recht, ihre Rechte gerichtlich geltend zu machen oder sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren. Zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch/).
Homepage der Hurter Consulting GmbH
1.1 Technologien, Tools, Hosting, Plug-Ins und Datenspeicherung
Wir setzen auf unserer Homepage nur sehr begrenzt spezielle Techniken ein und analysieren die Nutzung der Homepage nicht planmäßig.
Aus Sicherheitsgründen geben wir nur auf direkte Anfrage Auskunft darüber, mit welchen Unternehmen, Plattformen und Hostern wir zusammenarbeiten.
Grundsätzlich handelt es sich um allgemein übliche Technologien, Plug-Ins und Tools, wie Google Analytics (Google Analytics-Hilfe-Seite), reCaptcha zum Schutz unserer Formulare. Zum Teil erfolgt die Speicherung der Daten ausserhalb Europa, wo wir kaum Einfluss auf den Datenschutz haben.
1.2 Newsletter und Marketing-E-Mails
Mit der Nutzung unserer Websites und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails, stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihre E‑Mail-Programm entsprechend einstellen.
1.3 Haftungsausschluss
Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr hinsichtlich der inhaltlichen Richtigkeit, Genauigkeit, Aktualität, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Informationen.
Haftungsansprüche gegen den Autor wegen Schäden materieller oder immaterieller Art, welche aus dem Zugriff oder der Nutzung bzw. Nichtnutzung der veröffentlichten Informationen, durch Missbrauch der Verbindung oder durch technische Störungen entstanden sind, werden ausgeschlossen.
Alle Angebote sind unverbindlich. Der Autor behält es sich ausdrücklich vor, Teile der Seiten oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen.
1.4 Haftung für Links
Verweise und Links auf Webseiten Dritter liegen ausserhalb unseres Verantwortungsbereichs. Es wird jegliche Verantwortung für solche Webseiten abgelehnt. Der Zugriff und die Nutzung solcher Webseiten erfolgen auf eigene Gefahr des Nutzers oder der Nutzerin.
1.5 Urheberrechte
Die Urheber- und alle anderen Rechte an Inhalten, Bildern, Fotos oder anderen Dateien auf der Website gehören ausschliesslich der Hurter Consulting GmbH oder den speziell genannten Rechtsinhabern. Für die Reproduktion jeglicher Elemente ist die schriftliche Zustimmung der Urheberrechtsträger im Voraus einzuholen.
1.6 Datenschutz
Gestützt auf Artikel 13 der schweizerischen Bundesverfassung und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Bundes (Datenschutzgesetz, DSG) hat jede Person Anspruch auf Schutz ihrer Privatsphäre sowie auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten. Wir halten diese Bestimmungen ein. Persönliche Daten werden streng vertraulich behandelt und weder an Dritte verkauft noch weiter gegeben.
In enger Zusammenarbeit mit unseren Hosting-Providern bemühen wir uns, die Datenbanken so gut wie möglich vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder vor Fälschung zu schützen.
Beim Zugriff auf unsere Webseiten werden folgende Daten in Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browser-Anfrage und allg. übertragene Informationen zum Betriebssystem resp. Browser. Diese Nutzungsdaten bilden die Basis für statistische, anonyme Auswertungen, so dass Trends erkennbar sind, anhand derer wir unsere Angebote entsprechend verbessern können.
Datenschutzerklärungen verwendeter Tools und Plugins
Künstliche Intelligenz (KI) / Artificial Intelligence (AI)
Wir verwenden schon länger zur Effizienz- und Qualitätssteigerung offiziell verfügbare KI-Tools für viele unserer Tätigkeiten. Wir sind uns bewusst, dass auf diesen Plattformen die Daten gespeichert werden und müssen uns darauf verlassen, dass die Anbieter keine kundenbezogenen Daten speichern. Wir kommunizieren allerdings, wenn immer möglich, ohne die Angabe von Kundendaten.
Datenschutzerklärung für die Nutzung von Facebook-Plugins (Like-Button)
Auf unseren Seiten sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert. Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo oder dem “Like-Button” (“Gefällt mir”) auf unserer Seite. Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: http://developers.facebook.com/docs/plugins/.
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Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung (Datenschutz | Hurter Consulting GmbH (hurco.ch). Im Falle einer Aktualisierung werden wir Sie per E‑Mail oder auf andere geeignete Weise über die Änderung informieren.